Jedes noch so kleine Projekt braucht ein Projektmanagement

Bevor ich mich weiter mit neuen Lernformen in Unternehmen beschäftige, möchte ich die Basis kurz aufarbeiten. Professionelle betriebliche Weiterbildung setzt professionelles Bildungsmanagement voraus. Aus diesem Grund befasse ich mich in den nächsten Beiträgen mit der Basis, die für jede Bildungsinitiative erforderlich ist.

Jedes Training eines Unternehmens ist ein kleines Projekt für sich. Ein großes Blended Learning Konzept besteht aus vielen kleinen Projekten, die sich je nach Erfahrung und Abwicklung entweder gleich in ein Großprojekt integrieren lassen oder eigens abgehandelt werden. Für mich sind Blended Learning Projekte klar ein Großprojekt mit kleinen Teilprojekten, für deren Bearbeitung es eine Schritt für Schritt Anleitung bedarf, die nicht zu unterschätzen ist. Deshalb empfehle ich diese bei der Einführung neuer Lernkonzepte in ihrer Bearbeitung als kleine Teilprojekte abzuhandeln, um die Wichtigkeit der Einhaltung aller Schritte sichtbarer zu machen. Sind neue Lernkonzepte bereits im Unternehmen etabliert, macht eine weniger detailreiche Auflistung und Integration in ein Großprojekt Sinn. Nicht zuletzt dann, wenn Routine eingekehrt ist. Um sich ein Bild von Projektmanagement machen zu können ist es vorab wichtig zu definieren, was überhaupt ein Projekt ist.

Was genau ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine Aufgabe, die nicht permanent ist und

  • sich inhaltlich und zeitlich klar abgrenzen lässt,
  • komplex ist,
  • ein gewisses Risiko inne trägt,
  • neuartig ist – keine regelmäßige Wiederholung der gleichen Sache,
  • dynamisch,
  • strategisch bedeutsam,
  • und zieldeterminiert ist (1).

Projektmanagement ist dabei die Planung, Überwachung und Steuerung um dieses Projekt zu einem Abschluss zu bringen. Um Projekte gut abwickeln zu können, werden diese entweder mit agilem oder klassischen Projektmanagement abgewickelt. Der Unterschied liegt darin, dass der Rahmen im klassischen PM abgesteckt wird und nicht mehr verändert werden sollte. Das agile PM reagiert hingegen flexibel auf Veränderungen und geht bereits bei der Planung von Veränderungen aus. Ob für ein Lernkonzept die klassische oder die agile Methode gewählt werden soll, hängt von der Projektgröße und dem Zeitraum ab. Nicht zuletzt sind auch der Inhalt und das Projektziel entscheidend. Ein Projekt mit einem klaren Ziel und einer zeitlich nahen Realisierung wird eher klassisch abgewickelt werden. Ein Lernkonzept bei dem ein langjähriger Entwicklungsprozess abgezielt wird, wird eher agil geplant werden um Veränderungsprozesse der Organisation miteinfließen lassen zu können (2).

Wie sieht nun die Struktur eines Projektmanagements in einem Trainingsprojekt eines Unternehmens aus?

Das Projektmanagement teilt sich grob in 4 Phasen:

  1. Projektstart
  2. Projektplanung
  3. Projektumsetzung
  4. Projektabschluss

Zum Projektstart ist es wichtig sich den Projektzielen anzunehmen. Die wichtigste Arbeit liegt in der Absteckung des Projektzieles. Das Ziel muss so konkret wie möglich sein und den Endzustand des Projektes beschreiben. Das Ziel muss erreichbar sein und zu 100% beeinflussbar. Jedes Projektmietglied MUSS das gleiche Bild von der Aufgabenstellung und der Zielsetzung haben.

Dabei sollten auch Vorgeschichten abgeklärt werden, das Problem dahinter sollte definiert werden und auch wer den Stein ins Rollen gebracht hat, um eine Lösung anzustreben. Man sollte sich zu Projektbeginn Gedanken über die Aufgabenstellung und ihre Bedeutung machen. Wesentlich ist es sich auch zuerst zu überlegen welche Herausforderungen das Projekt mit sich bringen könnte und woran es scheitern könnte. Hemmende und fördernde Faktoren sind aufzulisten und gegenüber zu stellen, um am Ende ein klares Bild des Projektes zu ermöglichen (1). Die Verteilung der Rollen sollte klar definiert werden. Für ein Projekt sind der/die Projektleiter:in und Projektmitarbeiter:innen, Auftraggeber:innen, als auch das Projektcontrolling unumgänglich. Darüber hinaus kann es viele weitere Stakeholder geben, die auf das Projekt Einfluss nehmen können und im Rahmen einer Stakeholder-Analyse aufgelistet werden müssen. Durch eine umfangreiche Umfeld- und Risikoanalyse können Machtverhältnisse der Stakeholder abgesteckt werden.

Die Projektplanung beschäftigt sich mit der Arbeitspaketspezifikation und der Erstellung eines Projektstrukturplanes. Hier empfiehlt sich ein umfangreiches Brainstorming im Team.  Auch das Setzen von Meilensteinen ist ein wesentlicher Indikator um Projekte temporär kontrollieren zu können. Weitere Vorarbeiten wie die Erstellung eines GANTT Charts, eines Projektfunktionsdiagramms, eines Kostenplanes, eines Personaleinsatzplanes und eines Kommunikationsplanes im Projekthandbuch, garantieren einen reibungslosen Ablauf und schnellstmögliches Eingreifen mit klar definierten Handlungsspielräumen. In Unternehmen laufen meist viele Projekte gleichzeitig, weshalb sich ein Ressourcenauslastungsdiagramm der Mitarbeiter:innen empfiehlt.

Die Projektumsetzung ist stark in Verbindung mit dem Controlling zu setzen. Durch einen gut strukturierten GANTT und ein ausführliches Risikomanagement sollte die Umsetzung keine Überraschungen mit sich bringen. Auch wenn die Planung des Projektes etwas Zeit in Anspruch nimmt, ist eine gute Planung ein wesentlicher Bestandteil um Projekte gut zum Abschluss bringen zu können.

Der Projektabschluss ist durch eine ausführliche Evaluierung gekennzeichnet. Das Projekt und die Ergebnisse finden in einem detailreichen Abschlussbericht eine Zusammenfassung, dich auch eine zielgerichtete Empfehlung für Folgeprojekte beinhaltet.

Was bedeutet das für ein Trainingsprojekt?

Um ein Trainingsprojekt zu erstellen ist eine detaillierte Vorgehensweise nach dem Projektmanagement ein Gewinn für jedes Projekt. Sie umfasst insbesondere Abteilungsübergreifende Herausforderungen in der Kommunikation und liefert einen klaren zeitlichen Ablauf über die gesamte Projektzeit. Generell kann kein einheitliches Projektmanagement über Trainingsprojekte gelegt werden, jedoch kann festgehalten werden, dass sich die Arbeitspaketspezifikation im Normalfall ähnlich verhält.

Wichtig bei der Erfassung der Arbeitspakete ist ein ausführliches Brainstorming im Team und eine individuelle Haltung zu jedem einzelnen Projekt. Allgemein zeigt sich, dass sich Trainingsprojekte insbesondere im eLearning Bereich in Bedarfsanalyse, Konzeption, Planung, Implementierung, Durchführung und Evaluierung teilen. Anzumerken ist, dass sich die Evaluierung je nach Bedarf an einem angepassten Bildungscontrolling orientieren sollte, dass unmittelbar in das Folgeprojekt einfließen sollte um eine Qualitätssteigerung zu erzielen.

Zusammengefasst ist festzuhalten, dass ein Projekt in jedem Fall gut beraten ist ein ausführliches Projektmanagement zu betreiben. Je detaillierter geplant wird, umso effektiver ist der Output und umso eher kann bei Herausforderungen gegengelenkt werden.

Literaturverzeichnis:

(1) Husak, Christian (2020): Grundlagen des Projektmanagements – agiles Projektmanagement. In: Change agil gestalten (organisationsdynamik.net).

(2) Projektmaganzin (2021): Projektmanagement kompakt: Definition, Themen, Aufgaben
und Methoden. In: https://www.projektmagazin.de/projektmanagement-kompakt [23.06.2021].

(3) International Project Management Association (2015): Individual
Competence Baseline for Project, Programme & Portfolio Management.

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