Künstliche Intelligenz und Automatisierung: Tatsächlich ein Wendepunkt in der Personalentwicklung?

In der digitalen Ära suchen Unternehmen verstärkt nach innovativen Ansätzen, um die Personalentwicklung zu optimieren und die Mitarbeiterbindung zu stärken. In meinen letzten Ausführungen habe ich die Synergie zwischen Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierungsprozessen hervorgehoben. Diese Kombination eröffnet weitreichende Möglichkeiten, um den Prozess der Personalentwicklungsmaßnahmen effizienter zu gestalten.

Was ist ein Automatisierungsprozess?

Bevor wir über Automatisierungsprozesse in der Personalentwicklung zu sprechen kommen, möchte ich zuerst klären, was unter dem Begriff Automatisierungsprozess verstanden wird. 

Automatisierungsprozesse beziehen sich auf die Verwendung von Technologie, um wiederholbare Aufgaben ohne menschliches Eingreifen durch Trigger zu erledigen. Ein einfaches Beispiel aus dem Alltag ist die automatische Antwort-E-Mail, die man erhält, nachdem man einen Newsletter abonniert hat. Durch das Klicken auf das Abonnement wird ein Trigger gesetzt, der eine automatische E-Mail ohne menschliches Zutun generiert und versendet, was den Prozess effizient und zeitnah macht.

Solche Automatisierungsprozesse kennen wir in der HR beispielsweise aus dem Onboarding. Sobald ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird und seine Daten im HR-System erfasst werden, wird automatisch eine Willkommens-E-Mail mit allen relevanten Informationen und Dokumenten zum Unternehmensprozess versendet. Gleichzeitig können Zugangsberechtigungen für die benötigten Systeme und Plattformen automatisch erstellt und dem neuen Mitarbeiter per E-Mail zugesandt werden usw. 

Diese Automatisierungsprozesse nun mit Hilfe generativer KI auch in der Personalentwicklung, insbesondere der Trainingserstellung Vorteile bringen. Dadurch eliminieren wir wiederholbare und zeitintensive Aufgaben und können uns als Personalentwickler:innen mehr auf strategische und interaktive Aspekte der Mitarbeiterförderung konzentrieren. Im Folgenden werden wir untersuchen, wie eine spezielle Form der Automatisierung, nämlich die Integration von ChatGPT (es sind auch andere Chatbot-Integrationen möglich) in Softwaresystemen, den Prozess der Erstellung von Trainingsmaterialien revolutionieren kann.

Die Integration von ChatGPT

Durch die Einbindung von ChatGPT in Softwaresystemen wie Make.com oder Zapier wird die Gestaltung von Trainingsmaterialien deutlich vereinfacht. Inzwischen bietet auch das Plugin Superpower von Google Chrome eine Möglichkeit Propmts in einer vordefinierten Kette abzuspielen. Mit einem gut vorbereiteten Skript (einem Ablaufplan des Automatisierungsprozesses) und einem klaren Ablaufplan kann ein Automatisierungsprozess in Gang gesetzt werden, der die KI nutzt, um Inhalte in strukturierte Trainingsunterlagen umzuwandeln. Auch wenn es zunächst komplex erscheinen mag, ist der Prozess bei genauerem Hinsehen gut handhabbar.

Ein einfaches Beispielszenario für ein solches Skript:

  1. Über eine Tabelle in einem Softwaresystem wie Airtable wird durch das Markieren einer Checkbox ein Prozess ausgelöst.
  2. Automatisierte Aufgabenerstellung: Das Aktivieren der Checkbox sendet automatisch eine Anfrage an ChatGPT, um Lernziele für ein bestimmtes Thema zu formulieren.
  3. Die formulierten Lernziele werden direkt in eine Google Tabelle übertragen.
  4. Im nächsten Schritt wird durch einen weiteren Trigger in ChatGPT eine Persona für eine bestimmte Zielgruppe erstellt.
  5. Auch diese Information wird in der Google Tabelle festgehalten.
  6. Im weiteren Verlauf werden die Lernziele und die Persona-Informationen genutzt, um ein passendes Trainingskonzept zu entwickeln.
  7. Abschließend werden alle gesammelten Informationen und erstellten Inhalte in einem finalen Dokument zusammengeführt, welches als Grundlage für das Trainingsmaterial dient.

Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung solcher Workflows findet sich bei KI-Insights – übrigens allgemein sehr zu empfehlen der LinkedIn Gruppe beizutreten!

Dank der Möglichkeit, mit einem Klick ein komplettes Trainingskonzept zu erstellen, wird eine bisher ungekannte Effizienz erreicht. Die automatische Inhaltserstellung öffnet neue Horizonte für Personalentwicklungsabteilungen. Doch wie wirkt sich diese innovative Herangehensweise auf die Individualität der Mitarbeiter aus? Welche Vorteile und Herausforderungen erwarten uns? Ich habe mir diesen Automatisierungen und ihre Resultate genau angesehen und komme zu folgenden Erfegbnissen:

Die Vorteile dieser Methode

  • Datenbasierte Individualisierung: Durch Analyse von Daten können personalisierte und effektive Lernpfade kreiert werden.
  • Effizienz und Kostenersparnis: Die Automatisierung reduziert den Arbeitsaufwand und hilft, Kosten zu sparen.
  • Proaktive Entwicklungsmöglichkeiten: Predictive Analytics ermöglichen das frühzeitige Erkennen von Trends und Entwicklungen.

Herausforderungen und Risiken

    • Menschlichkeit: KI kann den menschlichen Faktor nicht vollständig ersetzen und die Komplexität menschlicher Emotionen und Bedürfnisse nicht vollständig erfassen.
    • Ethische und rechtliche Aspekte: Datenhandling und Datenschutz sind zentrale Herausforderungen.
    • Qualitätskontrolle: Die von KI erstellten Inhalte müssen gründlich überprüft werden, um Qualität und Relevanz zu gewährleisten. Es muss ihn jeden einzelnen Schritt eine Kontrolle erfolgen, damit die Sinnhaftigkeit und Fehler, nicht in den Folgeschritten übernommen werden.

Schlussfolgerungen aus dem Automatisierungsexperiment

Die Automatisierung bestimmter Schritte bei der Erstellung von Trainingsmaterialien war anfangs sehr spannend. Ich habe mir dadurch erhofft die eierlegende Wollmilchsau zu finden, die uns Personalentwickler:innen ein effizientes Werkzeug an die Hand legt. Es ist beeindruckend, wie schnell Ergebnisse erzielt werden können. Bei der Überprüfung der Ergebnisse wird jedoch deutlich, dass eine sorgfältige Prüfung und mögliche Anpassung der automatisierten Schritte unerlässlich ist, um individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen. Wenn nicht jeder Schritt im Automatisierungsprozess geprüft und hinterfragt wird, setzen sich Fehler in den Folgeschritte fort. Dies macht jedoch den gesammten Automatisierungsprozess hinfällig.

Der Mensch im Mittelpunkt

Trotz der vielfältigen Möglichkeiten, die KI und Automatisierung bieten, darf der menschliche Aspekt nicht vernachlässigt werden. Ein respektvoller und wertschätzender Umgang mit der Individualität jedes Einzelnen ist von zentraler Bedeutung. KI kann unterstützen, verbessern und optimieren, aber nicht die menschliche Interaktion und Empathie ersetzen. Daher können wir diese Automatisierungsprozesse zwar für erste Drafts nutzen, jedoch ersetzen sie unsere hinterfragende, kreative Designarbeit im Moment noch nicht.

Zukunftsperspektiven

Wir haben gesehen, wie KI und Automatisierungsprozesse die Personalentwicklung revolutionieren können. Ich bin davon überzeugt, dass sich die Ergebnisse generativer KI Tools mit der Zeit weiter verbessern und bin mir sicher, dass wir dann im Rahmen von Automatisierungsprozessen bessere Ergebnisse bekommen – Ergebnisse, die uns auch das schrittweise Hinterfragen abnehmen können um einen guten Draft einer Personalentwicklungsmaßnahme in den Händen zu halten. Dabei ist es unerlässlich, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen und eine Balance zwischen technologischem Fortschritt und menschlichen Werten zu finden. Nur dann können Automatisierungen ihren Auftrag zur Steigerung der Effizienz erfüllen und dabei gleichzeitig ein Qualitätsbewusstsein aufrechterhalten bleiben.

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