Personalentwicklung goes ChatGPT – Ein eigener Bot für die PE

Während ich für einen meiner letzten Blogbeiträge versucht hatte, mein eigenes Personal Knowledge Management mit Chatbase zu koppeln, um mit meinem eigenen Notizbuch zu kommunizieren, hatte ChatGPT ein neues Update herausgebracht. Das Update ist nun ein paar Wochen alt und es gibt bereits viele Beiträge dazu, wie Chatbots mit ChatGPT erstellt werden können. In diesem Beitrag soll es allerdings weniger darum gehen wie Chatbots mit ChatGPT technisch umgesetzt werden können. Dazu verweise ich hier gerne auf ein Youtube Video und eine Textquelle, die die Erstellung kurz und bündig erklärt.

Chatbot ist nicht gleich Chtatbot!

In den letzten Wochen wurde ich oft gefragt, welchen Sinn eigene Chatbots überhaupt haben und wie man sie zielführend trainiert. Diese Fragen habe ich zum Anlass genommen und einen PE-Konzept Guide Chatbot mit ChatGPT entwickelt, um mir nicht nur mein Konzeptionsleben zu erleichtern, sondern meine Learnings daraus auch in diesem Blogbeitrag mit euch zu teilen. Bei Fragen stehe ich gerne für einen Austausch bereit!

Die wichtigste Frage zu Beginn: Nicht jedes Thema eignet sich für einen eigenen Chatbot

Es ist wichtig zu verstehen, dass nicht jedes Thema für die Entwicklung eines eigenen Chatbots geeignet ist. Die Eignung eines Themas hängt von mehreren entscheidenden Faktoren ab:

Zunächst ist die Verfügbarkeit von qualitativ hochwertigem und rechtlich zulässigem Trainingsmaterial entscheidend. Ein Chatbot ist nur so gut wie die Informationen, mit denen er gefüttert wird. Die Qualität des Trainingsmaterials spielt eine wesentliche Rolle in der Effizienz und Nützlichkeit des Chatbots. Es ist daher wichtig, ein Thema zu wählen, das über umfangreiches und informatives Material verfügt, welches den Bot trainieren und seine Antworten präzisieren kann.

Neben der Materialqualität ist auch die Komplexität des Themas ein wichtiger Aspekt. Ein Thema, das zu komplex oder zu spezialisiert ist, kann Schwierigkeiten bei der Entwicklung eines effektiven Chatbots mit sich bringen. Der Interaktionsgrad und die Benutzererfahrung sind ebenfalls zu berücksichtigen. Ein guter Chatbot sollte nicht nur Informationen bereitstellen, sondern auch eine interaktive und ansprechende Erfahrung für den Nutzer bieten. Das Thema muss soweit eingeschränkt werden, dass sich das Thema nicht in der eigenen Komplexität verirrt.

Die Aktualität des Themas spielt ebenfalls eine Rolle. Ein Chatbot, der sich mit einem dynamischen und sich ständig weiterentwickelnden Thema befasst, muss regelmäßig aktualisiert werden, um relevante und zeitnahe Informationen bereitzustellen.

Nur wenn diese wesentlichen Asekte Beachtung finden kann sichergestellt werden, dass der entwickelte Chatbot einen echten Mehrwert bietet und über die grundlegenden Funktionen von ChatGPT hinausgeht.

Beispiele für eigene Chatbots

Im Austausch mit Chatbotinteressierten hat sich mit oft gezeigt, dass die Idee eines eigenen Chatbots nur schwer greifbar ist. Es fehlte meist an der Vorstellungskraft. Daraufhin habe ich kleine Beispiele kreiert und um die Idee griffiger zu machen:

Englisch Buddy

Während ein grundlegender Chatbot, der allgemeine Englischkenntnisse vermittelt, nützlich sein kann, wäre es noch effektiver, ihn mit einer spezifischen Vokabelliste zu füttern. So könnte der Bot nicht nur die Vokabeln abfragen, sondern auch Geschichten und themenbezogene Dialoge erstellen, die diese Vokabeln enthalten und das sogar noch auf dem zuvor individuell festgelegten Sprachlevel. Ein eigener Englischlehrer, der genau weiß, wie er gezielt auf Schwächen eingehen kann.

Garten Chatbot

Dieser Bot hat sogar meinen Mann von der Sinnhaftigkeit eigener Chatbots überzeugt! Der Bot wird mit den Daten aus dem eigenen Garten gefüttert – Sträucherarten, Baumsorten, Pflanzensorten, Gasbeschaffenheit etc. Danach wird der Ort, die Höhenlage und ein Link zu den präferierten Wetterseiten in den Bot integriert. Anschließend kann der Bot spezielle Antworten zu allen wichtigen Fragen rund um den eigenen Garten liefern. Egal ob es dabei um den richtigen Zeitpunkt geht Bäume zurück zu schneiden, oder wann welche Sträucher am besten gedüngt werden.

Themensuche und Zielsetzung

Zurück zu meinem Chatbot-Projekt für Personalentwickler:innen. Bei der Entwicklung meines Chatbots stand ich zunächst vor der Herausforderung, ein passendes Thema zu finden. Mein Ziel war es, einen Chatbot speziell für Personalentwickler:innen zu trainieren. Angesichts der Themenvielfalt der Personalentwicklung war es jedoch notwendig, das Thema zunächst einzugrenzen. Um dies zu erreichen, führte ich eine Umfrage unter meinen Kolleg:innen durch, die eine Vielzahl von Themenvorschlägen lieferte.

Obwohl Themen wie Skillmanagement oder die Definition von Jobprofilen durchaus sinnvoll für einen Chatbot sein könnten, sind diese Themen sehr Branchenspezifisch und man kommt schnell an die Grenzen des Datenschutzes. Daher habe ich mich für einen Chatbot entscheiden, der mein der Konzeption unterstützen soll. Dieser Bereich ist eher generalisierbar und ermöglicht eine breitere Anwendbarkeit, ohne in die Tiefe spezifischer organisationaler Details eintauchen zu müssen.

Das Hauptziel des Chatbots im Bereich der Personalentwicklung liegt darin, Personalentwickler:innen durch den Prozess der Konzeptionierung von Maßnahmen zu führen. Der Bot soll als Sparringspartner fungieren, der sowohl Anregungen bietet, als auch als kritischer Buddy dient, um die Qualität und Wirksamkeit von Personalentwicklungsstrategien zu verbessern. Durch die Unterstützung bei der Planung, Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen soll der Chatbot ein wertvolles Werkzeug für Fachleute im Bereich der Personalentwicklung werden.

Iterative Vorbereitung

Nachdem das Thema für den Chatbot feststand, war der nächste Schritt klar. Als Verfächterin der Design Thinking Methode habe ich den Erstellungsprozess iterativ angelegt und die Zielgruppe in den Prozess eingebunden. Ziel war es eine Lösung zu entwerfen, die wirklich auf die Bedürfnisse der Zielgruppe zugeschnitten sind. Bei der Konzeption habe ich daher zuerst eine umfassende Bedarfsanalyse mit einem Fragebogen und ein paar Interviews durchgeführt. Mit offen gestellten Fragen konnte ich tiefe Einblicke in die Herausforderungen der Personalentwickler:innen gewinnen. Durch das Feedback meiner Kolleg:innen und die Einbindung einer vielfältigen Zielgruppe gelang es mir, eine nutzerzentrierten und effektiven Idee zu generieren, wie so ein maßgeschneiderter Chatbot einen Mehrwert bringen könnte. Es sollte ein PE-Sparring-Partner sein!

Entwicklung des Chatbot-Skripts

Nachdem ich alle Umfrageergebnisse gesammelt hatte, habe ich diese Mithilfe von ChatGPT zu einem Skript zusammengefasst und naiv in den Chatbot geladen.

Meine Erkenntnis hierzu: Niemals eine einzige Datei mit einem Skript hochladen in der alle Informationen verpackt sind.

Zuerst lud ich alle Inhalte in eine einzige Datei hoch, stellte jedoch bald fest, dass es effizienter ist, unterschiedliche Themen und Anforderungen in separate Dateien zu gliedern. Den Bot verwirrte mein 15 Seiten Skript, da er auch die Wertigkeit der Inhalte nicht unterscheiden konnte. Daher habe ich das Skript anschließend thematisch getrennt:

  • Ein wesentlicher Bestandteil war die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konzeptionierung, die ich als detaillierte Richtlinie für den Bot gestaltete.
  • Ein weiteres Dokument widmete sich speziell der Interaktionsweise des Chatbots mit den Nutzer:innen.
  • Die komplexen inhaltlichen Themen der Bedarfsanalyse, Zielgruppenanalyse und der Methodenkoffer wurden ebenfalls in eigenen Dateien abgebildet.

Diese Differenzierung hat es mir ermöglicht, den Chatbot präziser und zielgerichteter zu entwickeln.

Nachdem ich alle relevanten Inhalte in schriftlicher Form vorbereitet hatte, begann die eigentliche Erstellungsphase des Chatbots. Diese Phase beinhaltete das systematische Hochladen und Integrieren der verschiedenen Dateien in die Chatbot-Software, um sicherzustellen, dass der Chatbot ein umfassendes Verständnis der verschiedenen Aspekte der Personalentwicklung besitzt und effektiv auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen eingehen kann.

Umsetzung, Test und Anpassung

In der anschließenden Testphase des Bots entdeckte ich zahlreiche Fehler. Diese konnten durch das Hochladen optimierter Word-Dokumenten behoben werden. Ich fand besonders die Adaptierung der Interaktion spannend. Es war mir eingangs nicht so bewusst, aber die Art und Weise wie ein Bot mit den Nutzer:innen interagiert ist entscheidend. Mein Bot endet immer mit einer Frage. Diese Eigenschaft erhöhte die Benutzerfreundlichkeit erheblich, indem sie den Nutzer:innen direkt Hinweise auf die nächsten Schritte bietet und gleichzeitig auch nach weiteren Hilfestellungenn fragt. Dadurch wirkt der Bot freundlicher und unterstützender.

Nachdem ich einen funktionsfähigen Prototyp erstellt hatte, teilte ich diesen mit den Kolleg:innen, die bereits an den Umfragen teilgenommen hatten. Ihr Feedback war ungemein wertvoll und brachte einige neue Erkenntnisse. Dadurch konnte ich den Chatbot schlussendlich noch zielgerichteter auslegen und trainieren.

Schlussfolgerungen

Die Entwicklung des Chatbots war äußerst spannend. Es hat mir großen Spaß gemacht, mit der neuen Möglichkeit in ChatGPT zu arbeiten. Besonders faszinierend fand ich es zu sehen, wie die eingespeisten Informationen in interaktive und nützliche Dialoge umgewandelt wurden. Dennoch ist mir die Bedeutung des Datenschutzes immer bewusster geworden. Der Datenschutz grenzt manche Möglichkeiten ein und das ist gleichzeitig auch gut so.

Auch dieser Bot kommt an seine Grenzen!

Der Chatbot fungiert zwar als Sparring Partner und leitet Nutzer:innen durch den Konzeptionierungsprozess, ist jedoch keine All-in-One-Lösung! Der Bot kann kein Thema eigenständig übernehmen und ein fertiges Konzept erarbeiten. Diese Grenze ist allerdings auch von Vorteil, denn sie betont die Notwendigkeit menschlicher Expertise und Kreativität im Prozess.

Der Chatbot fungiert zwar als Sparring Partner und leitet Nutzer:innen durch den Konzeptionierungsprozess, ist jedoch keine All-in-One-Lösung! Der Bot kann kein Thema eigenständig übernehmen und ein fertiges Konzept erarbeiten. Diese Grenze ist allerdings auch von Vorteil, denn sie betont die Notwendigkeit menschlicher Expertise und Kreativität im Prozess.

Wir Personalentwickler:innen bleiben also weiterhin ein unverzichtbarer Teil des Konzeptionsprozesses.

Mein Bot befindet sich noch im Prototyp-Status, und ich freue mich über jegliches Feedback! Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Interesse haben, den Chatbot auszuprobieren und Ihre Gedanken dazu zu teilen. Ich freue mich auf einen konstruktiven und kritischen Austausch!

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